Felgyorsult kommunikációs világunkban ügyfeleink elvárják, hogy egy fontos e-mail -re nagyon rövid idő alatt választ kapjanak.

Ha szabadságra megy, és ez idő alatt ritkábban vagy egyáltalán olvassa az e-mailjeit, akkor:

• célszerű egy automatikus válaszüzenetet beállítani, amivel jelezheti, hogy az üzenetet csak később tudja elolvasni
• kinek továbbítódik a küldött levél
• hogy Ön mikor lesz újra az irodában

Ezen felül lehetőség van a beérkező e-mail-ek továbbküldésére, akár több címzett felé is, így pl. ha az egyik munkatársa átveszi az Ön ügyeinek intézését egyszerűen átirányíthatóak a beérkező e-mail-ek az adott munkatárs címére.

Ezen funkciók egyszerűen beállíthatóak, ha e-mail címével és jelszavával bejelentkezik a https://adminmail.hu:8080 weboldalon. //(1.kép) //

Ha nem tudja a jelszavát, akkor keressen minket telefonom a 06-1-445-3323-as számon.

out_office_01.jpg}}

Belépés után a jobb odali menüben a Irodán kívül vagyok menüpontra kattintva tudja beállítani az automata válaszüzenetet. (2. kép) .

Tárgy mezőbe beírhatjuk távollétünk okát, vagy egyéb információt. (3. kép) .

Szöveg mezőbe írhatjuk a személyes üzenetet, amit a feladó automatikusa meg kap, mint válasz és tájékoztatva lesz. (3. kép) .

Funkció engedélyezése menüpontot kipipálva aktiválhatjuk magát a funkciót.** (3. kép)** . Ez a funkció maradhat bekapcsolva, mert a rendszer az időszak végén automatikusan kikapcsolja.

Időszak kezdete és vége **menüpontokban értelemszerűen beállítható (nap - hónap - év - óra - perc), hogy mettől meddig nem lesz gép közelben és hogy a funkció mely időpontok között legyen aktív. //(3. kép)**// .

A beállításokat a Mentés gombbal tudja érvényesíteni.

E-mail másolat tovább küldése menüpontban beállítható, hogy a beérkező e-mailek másolatát továbbküldje másik címre. Ha szükséges több e-mail cím is megadható, ekkor csak folytonosan egybe írva egy vesszővel elválasztva írjuk be az e-mail címeket. Pl.: support@adminsys.hu,munkatars@adminsys.hu,pelda@adminsys.hu (4.kép) .

//! FONTOS ! Ez a beállítás mindaddig érvényben marad, amig újra be nem lép és ki nem törli a fent beállított e-mail címeket! //

A beállításokat a Mentés gombbal tudja érvényesíteni.

Ha végeztünk a fenti beállításokkal, akkor a Jobb felső sarokban tud kilépni a felületről.

A levelezési szolgáltatásunk egyik sarkalatos problémája mint felhasználói, mint üzemeltetői szempontból a rendelkezésre álló tárhellyel való gazdálkodás.
A ügyfeleink számára biztosított levelezési csomagban, postafókonként adott méretlimit van meghatározva (GB -ban), amely egy bizonyos idő után telítődik, ezért szükség van a megfelelő beavatkozásra. A helyzet figyelmen kívül hagyása a levelezés leállását okozza (nem lehet küldeni és fogadni levelet)

A beavatkozás két féle képpen lehetséges:

• felhasználói beavatkozás, amely során a felhasználó konszolidálja a levelezését (erre információkat talál a Levelezési tanácsok leírásban)

A postafókot használó számára 15 munkanap áll rendelkezésre, hogy a postafiókja méretét csökkentse!

• illetve ütemeltetési oldalról a tárhely méretének növelése (költséggel járhat)

Ha ez nem történik meg, vagy ez idő alatt a tárhely mérete eléri a 95% ot, annak érdekében, hogy a levelezési szolgáltatás üzemszerűen működjön a rendszer a rendelkezésre álló postafiók tárhelyének méretét automatikusan megemeli 1GB -al, aminek tárhely költsége van. (1GB tárhely kb. 100 Ft ÁFA /hó)

Webes szolgáltatásoknál, és ezen belül a levelezési szolgáltatásnál a tárhely mérete az **elsődleges szempont a szolgáltatás költségénél, **de ezen túl a szolgáltatás használhatóságát, és minőségét is nagymértékben befolyásolja a postafiók mérete.

Ezért javasoljuk a postafiók rendszeres karbantartását:

• a fölöslegesnek vélt beérkezett levelek végleges törlését (reklám levelek, idejétmúlt értesítő levelek, stb.)
• a nem szükséges elküldött levelek törlése
• a levélszemét, és a törölt elemek mappa rendszeres takarítása
• a nagy melléklettel rendelkező levelek átvizsgálása, melléklet lementése, és a levél törlése

A levelezésben a tapasztalatok szerint az esetek 90% -ban három - hat hónapnál régebbi levelekkel nem dolgozunk, és a két évnél régebbi levelekre 1 % arányban van szükség.

A postafiók méretének csökkentése érdekében vegye igényben Levelezés arhiválás -i szolgáltatásunkat.

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>A levelezési szolgáltatásunk kapcsán az ügyfelünknek lehetősége van a fiókok globális kezelésére.</font>

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Megjegyzés: Szerződött átlánydíjas ügyfeleink részére munkaidőn belül (8.00 - 16:30) a levelezéssel kapcsolatos mindennemű feladatot ellátunk.</font>

A fiókok kezelése a https://adminmail.hu:8080/login/ weboldalon történik, amelyhez munkatársunk előzetes egyeztetés után biztosít felhasználónevet és jelszót a cég által kijelölt munkatársnak.

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Belépés után a fenti sáv **Eszközök **menüpontjában lehetőség van a jelszó módosítására. Fontos azonban a biztonság szempontjából, hogy bármikor, bármilyen jelszót megadunk az oldalon, abban lennie kell kisbetűnek-nagybetűnek-számnak és legyen minimum 8 karakter hosszúságú (a rendszer jelzi, ha a megadott szó nem felel meg minden követelménynek).</font>

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Szintén a felső sávból az „Email” ami neked kell, ezen belül is (bal oldali menüpontok közül) az „Email levelezőláda”.</font>

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Itt először is látható az összes fiók, és bármelyik névre kattintva tudod módosítható a korlát (ez mindig MB-ban van megadva, és mi általában Gigabájtonként emelünk, azaz mindig 1000-el kell módosítani ha lehetséges). Illetve ugyanitt feljebb lehetőség van új jelszót generálni vagy megadni, ha valaki esetleg azt elfelejtené. A megadott jelszó nem tárolódik, és figyelni kell arra, hogy változtatás esetén minden beállított eszközön módosítani kell a levelezésnél (telefon, tablet…).</font>

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>A másik menüpont ami ügyfél szempontból érdekes lehet, az a „Mailbox quota”. Itt lehet megnézni, hogy ki mekkora tárhellyel rendelkezik és abból mennyit használ ténylegesen. 90% felett a rendszer figyelmeztető levelet küld, és ilyenkor érdemes a postafiókokból törölni a felesleges leveleket. Az archiválási fiókok szintén beletartoznak a kvótába. Az AdminSys kollégája rendszerszinten beállíja a cég által előfizetett kvótát, így ha az kiosztás szintjén elfogy, a rendszer szólni fog. Ebben a menüpontban, a fiókokra kattintva ugyanazokat a beállításokat lehet elvégezni, mint az „Email levelezőláda”-ban.</font>

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Ha elfogy a rendelkezésre álló tárhely méret, akkor annak emelése szintén díjköteles, amelyről értesítést küldünk.</font>

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Nagyon fontos, hogy az ügyfél soha, semmilyen körülmények között ne töröljön (piros kuka jel), mert az megboríthatja az egész rendszert, és visszaállítást kell csinálnunk.</font>

<font 14px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Kérjük, körültekintően használja ezt a rendszert, mert a helyreállítási munkák díjkötelesek lehetnek.</font>