Az AdminSys Kft. a működése során felmerülő folyamatos igénynek megfeleve, pár évvel ezelött elindította a levelezési szolgáltatását. A kor elvárásainak megfelelő nagy biztonságú szervertermében elhelyezett két, redundánsan kialakított, nagy teljesítményű szerveren működtetünk levelezési és tárhely szolgáltatást.

A beállítással kapcsolatban itt talál információt: http://helpdesk.adminsys.hu/hu/support/solutions/articles/30000042128-hogyan-kell-a-levelező-klienst-beállítani-az-adminsys-rendszerre-

A levelezés kapcsán, napjaink egyik legnagyobb problémája a szemétlevél kezelés. Az elektronikus postafiókjainkat a kéretlen leveleken túl, elárasztják a fals címekről küldött, és vírussal és adatlopással fertőzőtt levelek sokasága.

Az AdminSys Kft. nagy hangúlyt fektet ennek a problémának a kezelésében, Folyamatosan felügyelt, és fejlesztett védelmünk nagy hatékonysággal szűri ki a számítógépre ártalmas fertőzéseket.

A szemét, és vírusos leveleket a rendszer a Levélszemét mappába helyezi el automatikusan, Javasoljuk, hogy ezt a Mappát bizonyos időszakonként át kell nézni, mert a rendszer ebben a mappában a leveleket csak egy hónapig őrzi meg.

A szemétlevelek tárgyát SPAM_ADMINa vírusos levelek tárgyátVIRUS_ADMINelőtaggal jelöljük meg. A spam leveleket a rendszerünk továbbítja az ügyfél postafiókjában, míg a vírusos levelekről csak értesítést küldünk. A levelezés vírusvédelme nem teszi indokolatlanná a számítógépre telepített vírusvédelmet.

A szolgáltatást alapszolgáltatásként nyújtjuk a levelezési szolgáltatáshoz.

Ebben az esetben létrehozunk egy csoportotot amihez rendelünk egy (a megadott) e-mail címet. Az erre érkező levelek beesnek mindenkinél a saját postafiókban, és lokálisan kezeli mindenki. Ha valaki válaszol, akkor a saját címéről tudja ezt megtenni.

Ilyen fiók többnyire az info@domainnev.hu, ahová a teljes céget érintő információkat lehet küldeni, illetve a mindenki@domainnev.hu.

(ezt javasoljuk a projektek esetén)
Ez külön fiókként jelenik meg , és figyelni kell rá, de látni, hogy érkezik levél, és csak a témában való levelezést tartalmazza. Be tudjuk állítani, hogy ezzel a címmel tudjanak a kollégák küldeni is, így mint az érkezett, mint a küldött levelek egy helyen vannak. Ebben jogosultságot tudunk állítani, hogy pl. ki törölhet le levelet, címkézni lehet, és egyszerűbb visszakeresni levelet.

A szolgáltatás technikai megoldása egy automatikus archiválási módszer, amely srán egy szolgáltatás az ügyfél éles fiókjából automatikusan átemeli egy meghatározott időszaknál régebbi leveleket egy a szerveren kialakított archív fiókba.

A megoldás technikailag a következő képen néz ki:
Jelenleg van a teszt.elek@cegnev.hu e-mail cím, és az ehhez tartózó éles postafiók.
Létrehozunk egy fiókot archiv.teszt.elek@cegnev.hu Az archiválási metódus a meghatározott időnél (pl. három évnél) régebbi leveleket automatikusan áthelyezi ebbe a fiókba.
A levelező kliensben ez a fiók be lesz állítva, és ha szükséges egy régi levél, innen könnyedén előkereshető.
Webmail -en szintén elérhető az archiv fiók.

Lehetőség van az arhivált levelek lokális illetve hálózati tárolására. Ezt a megoldást csak Thunderbitd klienst használó és megfelelő hálózati tárolóval rendelkező ügyfeleink részére lehet biztosítani, az AdminSys ezen levekek meglétére nem tud érdemben felelőságet vállalni.

A megoldás lényege, hogy az arhiválást egy likális mappában végezi a Thunderbird, és ennek a mappának a tartalmát szinkronizáljuk egy hálózati tárolóra.

A telepítést természetesen mi is be tudjuk állítani, de ezt az ügyfél is meg tudja csinálni.

1. a Thunderbirs -höz le kell tölteni egy kiegészítést, nevezetesen a LocalFolders -t
2. Létre kell hozni valamelyik meghajtóra egy VEZETEKNEV_KERESZTNEV_ARHIV
3. Létre kell hozni a Thunderbird -ben egy lokális mappát-t a neve VEZETEKNE_KERESZTNEV_ARHIV és a tartalmának a fenti mappa legyen kijelölve
4. csak az arhiv mappát kell megadni létrehozásra a mappák közül
5. A fióknál be kell állítani az arhiválást (Egyetlen mappában és a mappastruktúra megtartásável)
6. le kell tölteni a Synology Client Drive programot
7. a Synology -n létre kell hozni egy megfelelő mappát (ezt mi díjmentesen elvégezzük)
8. be kell állítani, hogy a lokális mappa szinkronizálódjon ebben a hálózati mappába

Levelezési szolgáltatásunknál egy valahogy eltűnt, vagy véletlenül törölt levél visszaállítása a teljes adatbázis mentésből technikailag nagyon problémás folyamat, csak tíz napra visszamenőleg tehető, és ezt a levelezés alapszolgáltatása nem tartalmazza.

Levélikatatási szolgáltatásunkkal a kijelölt kollágák minden leveléből egy példányt tárolunk egy iktatas postafiókban, ahonnan kérésre vissza lehet állítani bérmikor ezt a levelet. Ezt a műveletet egy, az ügyfél által kijelölt kolléga is meg tudja tenni.

Az iktatás fiók költsége minden esetbena térhely függvénye, és úgy állítjuk be, hogy az ügyfél határozza meg, hogy hány napra visszamenőleg tárolunk benne levelet.

Iktatási szolgáltatásunkkal a szolgáltatást igénybe vevő ügyfeleink minden kimenő és bejövő leveléből titkosítottan tárolunk egy példányt az iktató szerverünkön.

Mikor hasznos ez a szolgáltatás
- valahogy eltűnt egy levelem, és nem találom sehol
- amikor véletlenül vagy szándékosan véglegesen törölve lett egy fontos levél

Az elektronikus levelezés napjaink egyik ha nem a legfontosabb kommunikációs csatornája. Egy sikertelenül elküldött, vagy meg nem érkezett fontos e-mail komoly anyagi és erkölcsi kárt tud okozni a cég számára. Ugyanakkor technikailag ez a szolgáltatás nem annyira megbizható, mint amennyire gondoljuk, működését nagyon sok technikai probléma befolyásolja.

Továbbá sajnos, a nagyon sok rosszul beállított levelező rendszer, a hozzá nem értő kollégák, illetve az ingyenes szolgáltatást használóknál a technikai szakember hiánya, továbbá időnként a felhasználók felületessége, és az etikus elektronikus levelezés nem ismerete, nagyon sok hibafelderítési munkát ad az üzemeltetőknek, így nekünk is.

Egy levél meg nem érkezésének kivizsgálása nagy szakértelmet, és ráfordított időt igényel, és nagyon sok esetben az a tapasztalat, hogy nem a saját rendszereink hibája okozta a fennálló problémát.

A levél küldési problémánál az alábbi esetek fordulnak elő:

• a nálunk levelező ügyfél küld egy levelet, és a fogadó fél nem kapja meg.
• az ügyfelünk levelet vár egy partnerétől, de az nem érkezik meg hozzá.

A levelezési szolgáltatásunk alapszolgáltatásként, díjmentesen azt a problémát tartalmazza, amikor a mi ügyfelünk küld levelet, és azt nem kapják meg, és ezt is addig a lépésig, hogy az általunk üzemetetett levelező szerver átadja az elküldött levelet a fogadó fél szerverének.

Az ügyfél kérése esetén a fogadó fél postmaster -ének hivatalos SMTP rendszernaplót küldünk, illetve együttműködünk a társszolgáltatóval.

A további lépések: kapcsolatfelvétel a partner cég levelező rendszerét üzemeltetőkkel, vagy a meg nem érkezett levél okának kiderítése nem része a szolgáltatásnak, ezt külön díjazás ellenében végezzük (kivétel az az eset, amikor egyértelműen bebizonyosodik, hogy a mi rendszerünkben volt a probléma). Ez igaz arra az esetre is, ha a partner cégnél a levelezést üzemetető postmaster nem válaszol.

Erre a megoldásra javasoljuk különszolgáltatásunkat:

A levelezési rendszerek megbizható működésén tú a postafiók egyik fontos paramétere a rendelkezésre álló tárhely mérete. Ha a tárhely betelik, akkor a postafiókhoz tartozó levelezés leáll, azaz a kolléga nem tud levelet küldeni, illetve a neki küldött levelek kézbesítetleül visszapattannak a feladó címére, és ezek később sem fognak kézbedítódni.

A levelező rendszer a 85% -os postafiók telítettségnél figyelmeztető levelet küld a fiók használójának, illetve a levelezésért felelős kolléga részére (a kolléga neve szerepel a levélben)

Javaslatok a levelelezőfiók méretének csökkentésére:

• törölni kell a nem fontos vagy duplikált leveleket a postafiókból
• a nagy mellékleteket rendelkező leveleket le kell menteni és törölni a szerverről
• a kimenő leveleket szelektálni, és csak a fontosakat tartani meg.
• rébebbi leveleket arhiválni
• a levélszemeteket, amelyek nem szűr ki a rendszer, átmozgatni a levélszemét mappába
• a kevekező fiókon rendszeresen adatbázis javítást végezni
• a törölt elemek mappát végleg üríteni (a rendszer a 30 napnál régebben törölt leveleket véglegesen törli)
• a levélszemét mappát átnézni, és tartalmát üríteni (a rendszer a 30 napnál régebben a szemétlevél mappában lévő leveleket véglegesen törli)

Ha minderre nincs lehetőség, akkor a levelezért felelős kollégával kell egyeztetni, aki, ha szüksége, jelzi felénk a tárhely mértetének növelésést!