Felgyorsult kommunikációs világunkban ügyfeleink elvárják, hogy egy fontos e-mail -re nagyon rövid idő alatt választ kapjanak.

Ha szabadságra megy, és ez idő alatt ritkábban vagy egyáltalán olvassa az e-mailjeit, akkor:

• célszerű egy automatikus válaszüzenetet beállítani, amivel jelezheti, hogy az üzenetet csak később tudja elolvasni
• kinek továbbítódik a küldött levél
• hogy Ön mikor lesz újra az irodában

Ezen felül lehetőség van a beérkező e-mail-ek továbbküldésére, akár több címzett felé is, így pl. ha az egyik munkatársa átveszi az Ön ügyeinek intézését egyszerűen átirányíthatóak a beérkező e-mail-ek az adott munkatárs címére.

Ezen funkciók egyszerűen beállíthatóak, ha e-mail címével és jelszavával bejelentkezik a https://adminmail.hu:8080 weboldalon. (1.kép)

Ha nem tudja a jelszavát, akkor keressen minket telefonom a 06-1-445-3323-as számon.

out_office_01.jpg}}

Belépés után a jobb odali menüben a Irodán kívül vagyok menüpontra kattintva tudja beállítani az automata válaszüzenetet. (2. kép) .

Tárgy mezőbe beírhatjuk távollétünk okát, vagy egyéb információt. (3. kép) .

Szöveg mezőbe írhatjuk a személyes üzenetet, amit a feladó automatikusa meg kap, mint válasz és tájékoztatva lesz. (3. kép) .

Funkció engedélyezése menüpontot kipipálva aktiválhatjuk magát a funkciót. (3. kép) . Ez a funkció maradhat bekapcsolva, mert a rendszer az időszak végén automatikusan kikapcsolja.

Időszak kezdete és vége menüpontokban értelemszerűen beállítható (nap - hónap - év - óra - perc), hogy mettől meddig nem lesz gép közelben és hogy a funkció mely időpontok között legyen aktív. (3. kép) .

A beállításokat a Mentés gombbal tudja érvényesíteni.

E-mail másolat tovább küldése menüpontban beállítható, hogy a beérkező e-mailek másolatát továbbküldje másik címre. Ha szükséges több e-mail cím is megadható, ekkor csak folytonosan egybe írva egy vesszővel elválasztva írjuk be az e-mail címeket. Pl.: support@adminsys.hu,munkatars@adminsys.hu,pelda@adminsys.hu (4.kép) .

! FONTOS ! Ez a beállítás mindaddig érvényben marad, amig újra be nem lép és ki nem törli a fent beállított e-mail címeket!

A beállításokat a Mentés gombbal tudja érvényesíteni.

Ha végeztünk a fenti beállításokkal, akkor a Jobb felső sarokban tud kilépni a felületről.

A levelezési szolgáltatásunk egyik sarkalatos problémája mint felhasználói, mint üzemeltetői szempontból a rendelkezésre álló tárhellyel való gazdálkodás.
A ügyfeleink számára biztosított levelezési csomagban, postafókonként adott méretlimit van meghatározva (GB -ban), amely egy bizonyos idő után telítődik, ezért szükség van a megfelelő beavatkozásra. A helyzet figyelmen kívül hagyása a levelezés leállását okozza (nem lehet küldeni és fogadni levelet)

A beavatkozás két féle képpen lehetséges:

• felhasználói beavatkozás, amely során a felhasználó konszolidálja a levelezését (erre információkat talál a Levelezési tanácsok leírásban)

A postafókot használó számára 15 munkanap áll rendelkezésre, hogy a postafiókja méretét csökkentse!

• illetve ütemeltetési oldalról a tárhely méretének növelése (költséggel járhat)

Ha ez nem történik meg, vagy ez idő alatt a tárhely mérete eléri a 95% ot, annak érdekében, hogy a levelezési szolgáltatás üzemszerűen működjön a rendszer a rendelkezésre álló postafiók tárhelyének méretét automatikusan megemeli 1GB -al, aminek tárhely költsége van. (1GB tárhely kb. 100 Ft ÁFA /hó)

Webes szolgáltatásoknál, és ezen belül a levelezési szolgáltatásnál a tárhely mérete az elsődleges szempont a szolgáltatás költségénél, de ezen túl a szolgáltatás használhatóságát, és minőségét is nagymértékben befolyásolja a postafiók mérete.

Ezért javasoljuk a postafiók rendszeres karbantartását:

• a fölöslegesnek vélt beérkezett levelek végleges törlését (reklám levelek, idejétmúlt értesítő levelek, stb.)
• a nem szükséges elküldött levelek törlése
• a levélszemét, és a törölt elemek mappa rendszeres takarítása
• a nagy melléklettel rendelkező levelek átvizsgálása, melléklet lementése, és a levél törlése

A levelezésben a tapasztalatok szerint az esetek 90% -ban három - hat hónapnál régebbi levelekkel nem dolgozunk, és a két évnél régebbi levelekre 1 % arányban van szükség.

A postafiók méretének csökkentése érdekében vegye igényben Levelezés arhiválás -i szolgáltatásunkat.

A levelezési szolgáltatásunk kapcsán az ügyfelünknek lehetősége van a fiókok globális kezelésére.

A fiókok kezelése a https://adminmail.hu:8080/login/ weboldalon történik, amelyhez az AdminSys munkatársa ad felhasználónevet és jelszót a cég által kijelölt munkatársnak.

Belépés után a fenti sáv „Eszközök” menüpontjában lehetőség van a jelszó módosítására. Fontos azonban a biztonság szempontjából, hogy bármikor, bármilyen jelszót megadunk az oldalon, abban lennie kell kisbetűnek-nagybetűnek-számnak és legyen minimum 8 karakter hosszúságú (a rendszer jelzi, ha a megadott szó nem felel meg minden követelménynek).

Szintén a felső sávból az „Email” ami neked kell, ezen belül is (bal oldali menüpontok közül) az „Email levelezőláda”.

Itt először is látható az összes fiók, és bármelyik névre kattintva tudod módosítható a korlát (ez mindig MB-ban van megadva, és mi általában Gigabájtonként emelünk, azaz mindig 1000-el kell módosítani ha lehetséges). Illetve ugyanitt feljebb lehetőség van új jelszót generálni vagy megadni, ha valaki esetleg azt elfelejtené. A megadott jelszó nem tárolódik, és figyelni kell arra, hogy változtatás esetén minden beállított eszközön módosítani kell a levelezésnél (telefon, tablet…).

A másik menüpont ami ügyfél szempontból érdekes lehet, az a „Mailbox quota”. Itt lehet megnézni, hogy ki mekkora tárhellyel rendelkezik és abból mennyit használ ténylegesen. 90% felett a rendszer figyelmeztető levelet küld, és ilyenkor érdemes a postafiókokból törölni a felesleges leveleket. Az archiválási fiókok szintén beletartoznak a kvótába. Az AdminSys kollégája rendszerszinten beállíja a cég által előfizetett kvótát, így ha az kiosztás szintjén elfogy, a rendszer szólni fog. Ebben a menüpontban, a fiókokra kattintva ugyanazokat a beállításokat lehet elvégezni, mint az „Email levelezőláda”-ban.

Ha elfogy a rendelkezésre álló tárhely méret, akkor annak emelése szintén díjköteles, amelyről értesítést küldünk.

Nagyon fontos, hogy az ügyfél soha, semmilyen körülmények között ne töröljön (piros kuka jel), mert az megboríthatja az egész rendszert, és visszaállítást kell csinálnunk.

Kérjük, körültekintően használja ezt a rendszert, mert a helyreállítási munkák díjkötelesek lehetnek.